Warum qualitative Personalbedarfsplanung bereits in der Ausbildung beginnen sollte

Qualitative Personalbedarfsplanung ist zweifelsfrei wichtig. Zwar gibt es auch Unternehmen, die erfolgreich auf Quantität statt Qualität setzen. Wer allerdings analytisch an die Sache herangeht und den Blick für die Qualitäten schärft, die es im Betrieb braucht, der kann langfristig betrachtet viel Geld sparen durch nachhaltige Personaldeckung.

Wichtig ist aber, zu wissen, dass die qualitative Personalbedarfsplanung üblicherweise eine Art Gedankenexperiment ist. Letztlich bleibt es eine theoretische Herangehensweise und damit weitestgehend abstrakt. Das heißt, dass Sie mit qualitativer Personalbedarfsplanung in der Regel keine konkreten Zahlen herausbekommen. Wer also wissen will, wie viel Manpower es braucht, um die täglichen Arbeiten zu erledigen, der kommt ohne die quantitative Personalbedarfsplanung nicht aus.

Das heißt aber auch, dass Sie sich bei qualitativer Personalbedarfsplanung nicht etwa für eine Seite entscheiden und die andere ignorieren. Es heißt vielmehr, dass Sie noch mehr Arbeit in die Ermittlung Ihres optimalen Personalbedarfs stecken. Und dass sich dieser Aufwand so sehr lohnt, dass Sie damit bereits bei Ihren Azubis beginnen sollten, ist Thema meines heutigen Blogbeitrags.

So funktioniert Personalbedarfsplanung insgesamt

Egal, ob es ein Unternehmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern ist oder vielleicht sogar die Ausbildung im Kleinbetrieb: Die grundsätzlichen Überlegungen der Personalbedarfsplanung sind immer die gleichen. Im Kleinen wie auch im Großen.

Sinn und Zweck besteht darin, zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter an welchem Arbeitszeit zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen müssen, damit der Betrieb ganz natürlich wachsen und gedeihen kann.

Dabei geht es einerseits um die reine Anzahl an Arbeitsstunden, von denen zur Erledigung der täglichen Aufgaben auszugehen ist. Diese lässt sich in Verbindung mit Richtwerten für Urlaubstage und krankheitsbedingte Ausfälle auf die Anzahl an benötigten Mitarbeitern übertragen. Genau das wäre dann der quantitative Ansatz der Personalplanung.

Andererseits kommt aber noch hinzu, dass nicht jeder Mitarbeiter die gleichen Fähigkeiten (= Qualifikationen) mitbringt. Wer nun aber beispielsweise drei Mitarbeiter hat, die allesamt im Rechnungswesen topfit sind, allerdings maximal zwei Mitarbeiter hierfür benötigt, der verschenkt letztlich beim dritten Mitarbeiter, der anderweitig eingesetzt wird, das Potenzial. Umso wichtiger ist in diesem Punkt die qualitative Personalbedarfsplanung.

Qualitative Personalbedarfsplanung – was ist das?

Qualitative Personalbedarfsplanung - Kompetenzen und Fähigkeiten
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Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung geht es um die Erforschung der Fähigkeiten, die in gewissen Positionen in Ihrem Unternehmen von Nöten sind. Hierfür ist im ersten Schritt eine sehr nüchterne Analyse erforderlich. Diese muss identifizieren, welche Mitarbeiter optimalerweise welche Fähigkeiten und welches Know-how besitzen müssen.

Gibt es in der Abteilung beispielsweise niemanden, der Projekte langfristig planen kann, ein gewisses Organisationstalent mitbringt und dazu noch über ausreichend Diplomatie und Teamgeist verfügt, um auch gut genug delegieren zu können, wäre das für nahezu jedes Projekt fatal. Ganz gleich, ob ein IT-Team eine Softwarelösung im Rahmen einer Deadline programmiert haben muss, oder ob Handwerker in einem bestimmten Zeitfenster beispielsweise eine Wohnung renoviert haben müssen.

Heißt also: Die qualitative Personalbedarfsplanung schaut nicht etwa darauf, wie viele Arbeitsstunden grundsätzlich dafür nötig sind, sondern sie schaut darauf, welche Fähigkeiten im Team zwingend vorhanden sein müssen, um etwaige Verzögerungen oder Komplikationen so gering wie möglich zu halten.

Wie funktioniert qualitative Personalbedarfsplanung?

Wie bereits beschrieben, gibt die qualitative Personalbedarfsplanung nicht etwa Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeiter Sie am Ende des Tages benötigen. Ihr Ziel ist es vielmehr, dass der zukünftige Bedarf an Schlüsselkompetenzen im Betrieb abgedeckt ist.

Das heißt also auch, einen gesunden Blick für zukünftige Entwicklungen zu haben. Denn wenn davon auszugehen ist, dass in Ihrer Branche in einigen Jahren bestimmte Fähigkeiten deutlich an Relevanz verlieren, dann ergibt es natürlich wenig Sinn, weiterhin vorwiegend solche Mitarbeiter einzustellen, die genau diese Fähigkeiten ausgeprägt haben.

Stattdessen ist qualitative Personalbedarfsplanung ein Stück weit auch ein steter Prozess. Soll heißen: Wenn in bestimmten Aufgabengebieten im Betrieb aktuell Know-how, Fähigkeiten und Kompetenzen fehlen, dann sollte bei zeitnahen Besetzungen genau hierauf geachtet werden und nicht etwa nach Schema F eingestellt werden.

Übrigens: Qualitative Personalbedarfsplanung heißt nicht etwa, dass qualitativ weniger gute Mitarbeiter zwingend durch qualitativ bessere ersetzt werden sollten. Es gibt vielmehr zahlreiche Möglichkeiten, das vorhandene Know-how auch intern weiter auszubauen. Beispielsweise durch Weiterbildungen. Auch ließen sich bestimmte Fachbereiche oder auch Aufgaben mit Spezialfertigkeiten unter Umständen outsourcen, sprich an ein externes Unternehmen übergeben.

Qualitative Personalbedarfsplanung vs. Quantitative Personalbedarfsplanung
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Warum qualitative Personalbedarfsplanung bereits in der Ausbildung beginnen sollte

Durch das bisher Geschriebene ist hoffentlich bereits klar geworden, weshalb qualitative Personalbedarfsplanung bereits in der Ausbildung sehr wichtig ist. Das Ausbilden für den Eigenbedarf ist nicht erst seit gestern in Mode. Oft wird dabei aber nur darauf geachtet, dass die Azubis sich im Laufe der Zeit die nötigen Kenntnisse aneignen. Zur Gewinnung von Erfahrung sind diese tagtäglich anzuwenden. Das Ziel dahinter: eines Tages Mitarbeiter XYZ zu ersetzen, bei dem es nur noch wenige Jahre bis zum Ruhestand sind.

Tatsächlich wäre auch das gewissermaßen verschwendetes Potenzial. Zwar lassen sich junge Menschen quasi wie Rohdiamanten schleifen. Sie bringen allerdings immer auch schon eine bunte Palette an Fähigkeiten mit. Und genau hier ergibt es unglaublich viel Sinn, bei den Azubis eine Status-Analyse duchzuführen. Quasi eine Momentaufnahme aller Fähigkeiten, Kenntnisse und Talente, die vorhanden sind. Immer mit dem qualitativen Blick darauf, was vielleicht wo und in welcher Position perspektivisch betrachtet gebraucht werden könnte.

Auf diese Weise wären auch interne Versetzungen möglich. Dadurch können jene Mitarbeiter langfristig in den Positionen landen, in denen sich ihr Potenzial am besten entfaltet. Last, but not least, lässt sich mit Fortbildungen stets auch daran arbeiten, vorhandene und erkannte Stärken weiter zu stärken und etwaige im Weg stehende Schwächen zu schwächen. Im Fokus sollte allerdings immer Ersteres stehen. Denn wie heißt es so schön? Die schönste Rose ist nicht diejenige mit den wenigsten Dornen, sondern diejenige mit den prächtigsten Blüten.

Qualitative Personalbedarfsplanung - Know-how früh erkennen
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Fazit

In meinem heutigen Blogbeitrag habe ich mich intensiv mit der qualitativen Personalbedarfsplanung befasst. Ich bin außerdem darauf eingegangen, weshalb Sie bereits bei Ihren Azubis nach diesem Schema zwingend verfahren sollten.

Tatsächlich ist aber auch die Frage, wie viele Ausbilder pro Azubi in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, ein wichtiger Aspekt zur qualitativen Personalbedarfsplanung. Während schließlich zu viele Köche möglicherweise den Brei verderben, können zu wenige Ausbilder schädlich sein. Wenn der Ausbilder kündigt und die anderen Ausbilder im Betrieb überwiegend als nebenberufliche Ausbilder tätig sind, kann das sonst schnell zu großen Problemen führen.

Umso wichtiger ist es, dass Sie bei der qualitativen Personalbedarfsplanung auch im Blick behalten, wie viele Ihrer Mitarbeiter bereits den Ausbilderschein haben und wie viele Mitarbeiter zukünftig mit Ausbilderschein ausgestattet sein sollten.

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